Problemet med att vara populär men svårnådd
Studion har fyra duktiga tränare och erbjuder allt från PT-pass till gruppklasser. De hade egentligen inte brist på folk som ville träna — problemet var hur de bokades.
När någon hittade dem på Instagram landade det oftast ett DM i inkorgen med frågan "har ni tid på tisdag?". Eftersom tränarna stod mitt i pass dröjde svaret ofta 4–8 timmar. Vid det laget hade nästan var tredje person hunnit tappa intresset eller hittat något annat. Tränarna la dessutom 6–8 timmar i veckan bara på att pussla tider och svara på meddelanden.
Det var inte priset som var hindret, utan friktionen. Varje extra steg (DM -> vänta -> svar -> välj tid) var en risk att kunden hoppade av.
Så gjorde vi det enkelt att boka
Vi behövde få bort tränarna som mellanhand i själva bokningsmomentet. Lösningen blev ett system som sköter sig själv i bakgrunden så att de kan fokusera på träningen.
Först och främst bäddade vi in Calendly direkt på sajten. Nu kan kunderna se exakt när varje tränare är ledig, välja sitt pass och betala direkt via Stripe. Hela processen tar under tre minuter och kräver noll manuell hantering.
Via Make.com satte vi sedan upp ett flöde för att säkra att ingen glömmer sitt pass. Kunden får en direkt bekräftelse, en påminnelse 24 timmar innan (med karta och info om vad man ska ta med) och en automatisk uppföljning 48 timmar efteråt med en länk för att boka nästa tid.
Även avbokningar sköts nu helt automatiskt. Om någon avbokar för sent dras avgiften enligt studions regler, och systemet skickar direkt ut ett förslag på en ny tid.
Vad hände med siffrorna?
Resultatet kom snabbt. Tidigare konverterade ungefär 35 % av de som hörde av sig till en faktisk bokning. Idag ligger den siffran på 49 %. Eftersom det nu går att boka på tre minuter istället för åtta timmar har det totala antalet bokningar ökat med 40 % jämfört med tidigare.
Den största vinsten för tränarna är ändå tiden. De har gått från 6–8 timmar administration i veckan till nästan noll. Det är en hel arbetsdag som de nu kan lägga på sina kunder istället för att sitta i en DM-tråd på Instagram.
Det visar tydligt att kunder som är motiverade bara behöver en sak: att nästa steg är så enkelt som möjligt att ta.