Bakgrund och situation
Kunden är ett IT-konsultbolag i Stockholm med 18 anställda som hanterade mellan 40 och 60 leverantörsfakturor i veckan. Processen var helt manuell: fakturorna kom som PDF:er till en delad inkorg, varpå en ekonomiassistent eller juniora konsulter fick läsa varje faktura, mata in uppgifterna i Fortnox och sedan spara ner filen manuellt.
Det tog i snitt åtta minuter per faktura, vilket innebar minst 12 timmar i veckan bara på ren administration. Dessutom smög det sig in fel i konteringen eller dubbelinmatningar i ungefär åtta procent av fallen.
Utmaningen
Det största problemet var att administrationen växte snabbare än intäkterna. Ju fler projekt och leverantörer bolaget fick, desto mer tid lades på pappersarbete istället för analys och rapportering. Ekonomiassistenten hann helt enkelt inte med sina mer kvalificerade uppgifter eftersom dagarna fylldes av datainmatning.
Lösningen vi byggde
Vi satte upp ett automatiserat flöde i Make.com som tog hand om hela kedjan i tre steg.
Först skapade vi en koppling som bevakar inkommande mejl. När en faktura landar i Gmail skickas PDF-filen till GPT-4o som extraherar leverantörsuppgifter, belopp, datum och radposter. Noggrannheten landade på över 98 procent för standardfakturor.
Därefter lade vi in en kontrollstation. Systemet matchar leverantören mot en lista i Google Sheets. Om det dyker upp en okänd leverantör eller om beloppet är ovanligt högt skickas en notis i Teams för manuell kontroll. Allt loggas löpande för att ha full spårbarhet.
Sista steget är själva bokföringen. Via Fortnox API skapas fakturan automatiskt med rätt fält ifyllda och korrekt kontering. Originalfilen arkiveras sedan snyggt i rätt mapp på Google Drive, sorterat efter år och månad.
Resultatet
Efter införandet sjönk tiden per faktura från åtta minuter till under en minut. Den manuella tiden minskade från 12 timmar i veckan till ungefär 1,5 timme, vilket främst läggs på att kontrollera avvikelser. Felprocenten gick också ner till nära noll. Hela investeringen var intjänad på mindre än sex veckor.
Vad vi lärde oss
En viktig lärdom var att inte underskatta felhanteringen. Vi byggde in "fallbacks" i varje steg så att inget försvinner om en faktura ser annorlunda ut eller om ett API-anrop skulle misslyckas. Istället hamnar den fakturan i en fellista och teamet får en notis.
Vi märkte också att det var smart att definiera tröskelvärden och regler för utländska fakturor tidigt i processen tillsammans med ekonomiavdelningen. Det gjorde att vi slapp mycket manuell justering i efterhand.