Situation
Ett SaaS-bolag med 25 anställda (varav 6 i sälj) hade ett klassiskt marknad-till-sälj-handoff-problem. Leads från webbformulär hamnade i HubSpot men det var oklart vem som skulle hantera dem, hur snabbt, och med vilken prioritet.
Genomsnittlig svarstid på inkommande lead: 4+ timmar Leads som tappades i handoff: ~15% Tid säljare lade på CRM-administration: 4–6 timmar/vecka per person
Utmaning
Problemet var inte brist på leads — det var ineffektiv hantering. En lead som svarar inom 5 minuter konverterar 21x bättre än en lead som svarar efter 30 minuter. Med 4+ timmars svarstid förlorade bolaget affärer till snabbrörligare konkurrenter.
Lösning
Vi byggde ett n8n-flöde med intelligent routing:
1. Lead-berikelse
Ny lead i HubSpot triggar flödet. Clearbit anropas för att berika kontaktens e-postdomän med bolagsdata: storlek, bransch, ARR-estimat och teknikstack.
2. Kvalificering och scoring
Baserat på berikade data beräknas en lead score:
- Bolagsstorlek (10–50 anst = perfekt match = +30p)
- Bransch (tech/SaaS/konsult = +20p)
- Formulärfält (specificerat smärtproblem = +25p)
- Webbsidesaktivitet (via HubSpot tracking = +10–25p)
3. Routing och notifiering
Beroende på score:
- Score > 70: Omedelbar Slack-DM till Senior AE + HubSpot-uppgift med 30 min SLA
- Score 40–70: Slack-notifiering till poolkö + HubSpot-uppgift med 2h SLA
- Score < 40: Automatiserad nurture-sekvens startas, manuell uppföljning nästa dag
4. CRM-synkronisering
All aktivitet loggas i HubSpot automatiskt — ingen manuell uppdatering krävs. Salesforce-integration uppdateras synkront för rapportering till ledningsgrupp.
Resultat
| Mätvärde | Före | Efter | |----------|------|-------| | Genomsnittlig svarstid | 4+ timmar | <5 minuter | | Leads tappade i handoff | ~15% | <2% | | CRM-admin tid/säljare/vecka | 4–6 h | <1 h | | Lead-till-demo konvertering | 18% | 29% |
Lärdomar
Lead scoring kräver kalibrering. Vi startade med gissningar och justerade vikterna efter 2 veckor av data. Iterationsförmågan i n8n gjorde det enkelt att justera utan att bygga om flödet.
Tydlig SLA per lead-klass eliminerade friktion. Säljarna visste exakt vad de förväntades göra — inga gissningar, ingen "vems är det här?"-diskussion i Slack.