Problemet med fredagsrutinen
Varje fredag kl 10:00 satte sig projektledaren på en digital byrå i Stockholm ner för att skriva veckans statusrapporter. Det tog 2–3 timmar att sammanställa data från Notion, Google Sheets och mejlkorgar för att ge varje kund en bra bild av veckans arbete.
Det var 156 timmar om året på ren administration. Arbetet var nödvändigt för kundrelationerna, men det var tid som kunnat läggas på strategiskt jobb istället för att bara klippa och klistra in siffror i PDF:er.
Så automatiserade vi bort rapportarbetet
Vi byggde ett system i Make.com som drar igång automatiskt varje fredag morgon kl 07:45.
All data på ett ställe. Systemet läser in uppgifter från Notion, tidrapporter och budget från Google Sheets och kollar i kalendern för att se vad som är inplanerat nästa vecka.
Personliga rapporter med AI. För att rapporterna inte ska kännas robotaktiga använder vi GPT-4o för att sammanfatta veckans framsteg. Systemet kollar på varje kunds unika profil för att veta vilken ton som ska användas och vad kunden prioriterar att se — till exempel timmar per uppgift eller bara en enkel statuslista.
Automatiskt utskick. Rapporten publiceras automatiskt i byråns interna Teams-kanal för snabb koll, på kundens Notion-sida och skickas som ett snyggt mejl till de som föredrar det.
Vad hände med tidsåtgången?
Istället för tre timmar lägger projektledaren nu 15 minuter på att bara granska rapporterna i Teams innan de går iväg. Kvaliteten är dessutom högre, eftersom systemet aldrig glömmer att nämna en uppgift eller missar en budgetpost.
Den viktigaste lärdomen här är att även något så personligt som en statusrapport går att automatisera, så länge man har koll på sin data. Byrån behövde bara lägga två dagar på att strukturera upp sitt arbete i Notion innan vi kunde bygga systemet — en liten investering som nu betalar sig varje fredag.