"Vi borde sätta upp något för det" — det är en mening som upprepas i många Swedish B2B-team varje vecka.
Problemet är inte viljan. Det är att ingen riktigt vet hur ett sådant projekt ser ut, hur lång tid det tar och vad som krävs av dem. Automationsprojekt känns abstrakta tills de inte gör det längre.
Här är en realistisk genomgång av hur det faktiskt ser ut — vecka för vecka.
Vecka 1: Kartläggning och definition
Innan ett enda flöde byggs behöver vi förstå nuläget. Det är den veckan som avgör om projektet lyckas eller inte.
Vad som händer:
- Vi går igenom din nuvarande process steg för steg: vart kommer leads in, vad händer sedan, vem gör vad, var uppstår friktionen
- Vi identifierar de tre punkter som ger störst effekt att automatisera (inte allt på en gång)
- Vi definierar vad "klart" betyder — konkret och mätbart
Vad vi behöver från dig:
- 60–90 minuter i ett strukturerat genomgångsmöte
- Åtkomst till ditt CRM, din e-postplattform och eventuella formulärverktyg (vi tittar, ändrar ingenting ännu)
- En lista på de 5 saker som tar mest manuell tid just nu
Den vanligaste insikten från vecka 1: problemet är inte där kunden trodde att det var. Ofta är det ett steg tidigare i flödet som är roten till det onda.
Vecka 2: Bygge
Nu börjar det konkreta arbetet. Vi bygger flödena i Make.com eller n8n, kopplar ihop systemen och sätter upp logiken.
Vad som byggs:
- Leadflödet med routing och notifieringar
- Bekräftelsemejl och uppföljningssekvens
- CRM-automation med triggers och tasks
- Eventuella SMS-flöden om det ingår
Vad vi behöver från dig:
- Godkännande av mejltexter och sekvenser (du skriver inte — vi presenterar, du godkänner)
- API-åtkomst till dina verktyg (vi skickar en lista med exakt vad som behövs)
- Svar på frågor som dyker upp (vanligtvis 1–2 korta Slack-meddelanden eller mejl per dag)
Vad du inte behöver göra:
- Teknisk implementation
- Skriva kod
- Ändra dina befintliga system (vi kopplar på, vi river inte ner)
Vecka 3: Test och finjustering
Inget flöde är perfekt från dag ett. Vecka 3 är avsedd för att testa, hitta kantfall och justera.
Vad som testas:
- Flödena körs med testdata och verkliga scenarion
- Vi simulerar leads som beter sig på oväntade sätt (fyller i fel, svarar inte, svarar konstigt)
- Mejltexterna testas mot din ton och dina faktiska kunder
Vanliga justeringar:
- Timing på uppföljningar (ibland är 3 dagar för snabbt eller för långsamt för just din bransch)
- Routing-logiken (edge cases som "vad händer om säljaren är borta?")
- SMS-text (kortare, mer personlig, rätt ton)
Den här veckan är viktig att inte skynda igenom. Det är skillnaden mellan ett flöde som funkar 80% av tiden och ett som funkar 99% av tiden.
Vecka 4: Lansering och överlämning
Nu är systemet redo att ta emot riktiga leads.
Vad som händer:
- Vi aktiverar flödena och bevakar de första 48–72 timmarna tätt
- Vi dokumenterar allt: hur det fungerar, vad som triggar vad, hur du ändrar inställningar
- Du får en kort genomgång (30 min) av hur du hanterar systemet framåt
- Vi definierar uppföljningsmöte vecka 6 för att titta på data och optimera
Vad överlämningen inkluderar:
- Fullständig dokumentation av alla flöden
- Ägandeskap av alla konton och verktyg (du äger allt)
- Kontaktväg för frågor under de första 30 dagarna
Vad som händer efter
De flesta resultat syns inom de första 2–4 veckorna efter lansering: kortare svarstider, färre tappade leads, färre no-shows — beroende på vad som byggdes.
Vecka 6-mötet är för att titta på data: vad fungerar som planerat, vad kan optimeras, vad vill du bygga härnäst?
Automation är sällan ett engångsprojekt. Det är ett system som byggs ut iterativt — varje tillägg bygger på det föregående.
Vad kostar det?
Det varierar beroende på vad som byggs och vilka system som är involverade. Vi prissätter resultatsbaserat — du betalar när systemet levererar, inte för timmar eller rapporter.
Vill du veta vad ett projekt för ditt bolag skulle kosta och ge? Boka ett gratis samtal — vi sätter ihop ett konkret förslag efter genomgångsmötet.